Сучасний електронний документообіг

Зміст

Вступ.

Визначення.

Структура та компоненти системи електронного документообігу.

WorkFlow.

Document Management System

GroupWare

Основні особливості та проблематика.

Основні тенденції розвитку СЕД.

Ключові особливості систем електронного документообігу.

Ключові особливості СЕД iTs-Office.

Масштабованість.

Безпека інформації.

Відкритість.

Автоматизація бізнес-процесів.

Висновок.

Список використаної літератури.

Вступ.

За даними DELPHI CONSULTING GROUP, тільки в США щодня з'являється більше 1 млрд. Сторінок документів, а в архівах вже зберігається близько 1,3 трлн. різних документів. Об'єм корпоративної текстової інформації подвоюється кожні три роки. Ці цифри говорять про те, що для будь-якої організації питання оптимізації документообігу мають ключове значення.

За оцінками Siemens Business Services, до ​​80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожен внутрішній документ копіюється в середньому до 20 разів і до 6% корпоративних документів безповоротно втрачається. Очевидно, що ефективність роботи організації в цілому значною мірою залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом. Системи електронного документообігу (СЕД) давно стали вирішенням цієї проблеми для великих комерційних організацій та органів державної влади, проте середній та малий бізнес довгий час перебував «без нагляду» відповідних виробників. Останнім часом ситуація почала змінюватися в кращий бік. Якщо раніше в автоматизації документообігу у нас були помічені лише великі підприємства і державні структури, то сьогодні в цей процес все більше втягуються середні компанії і навіть невеликі фірми. Сучасні СЕД вже дають відчутний економічний ефект на підприємствах різного масштабу.

Визначення.

Система електронного документообігу (СЕДО) - автоматизована багатокористувацька система, що супроводжує процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цієї організацією своїх функцій. При цьому передбачається, що процес управління спирається на читабельні людиною документи, що містять інструкції для співробітників організації, необхідні до виконання.

Основні принципи електронного документообігу.

· Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ;

· Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищити оперативність їх виконання;

· Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) у кожний момент часу життя документа (процесу);

· Єдина (чи узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів;

· Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;

· Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, спираючись на данні зі звітів.

Структура та компоненти системи електронного документообігу.

Завдання документообігу не може бути представлено ​​якоюсь ізольованою гілкою в загальному бізнес-процесі (або діловому процесі) організації. Рух документів тісно пов'язаний з іншими завданнями, які розв'язуються інформаційною системою підприємства. Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних «паперових» технологій роботи з документами і нових комп'ютерних технологій. Система документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів та вимог, визначених процедур взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічного оснащення та ін.

СЕД може по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від вищезгаданих умов, розміру організації, характеру і специфіки її діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем (модулів), що мають різну функціональне та технологічне наповнення, побудованих за допомогою різних програмних продуктів , створених одним або декількома виробниками і т. п. Проте, останнім часом все більша кількість експертів погоджується, що невід’ємними атрибутами комплексної системи автоматизації документообігу мають бути композиції з трьох програмних технологій, вже доволі давно запропонованих компаніями-розробниками:

1. WorkFlow;

2. DMS (Document Management System);

3. Groupware.

WorkFlow.

Ця концепція була запропонована близько 20-ти років тому. У ній весь комплекс завдань автоматизації бізнесу розглядається як сукупність бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують формування опису процесів, даних, а також містять засоби опису електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow забезпечує чітке виконання процесу відповідно до його опису. Сервіси системи підтримують реалізацію бізнес-процесів, формування і підготовку черг завдань користувачів до обробки, автоматично забезпечують потрібну активність стадій процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні варіанти реакції на виникаючі проблеми. Сучасна індустріальна WorkFlow-система повинна бути достатньо гнучкою і включати в себе: інструменти моделювання процесів, актуальних для компанії; засоби відстеження стану процесів та отримання інформації про невідповідність їхнього руху, накопичення статистики про відхилення. Таким чином, WorkFlow-система дозволяє безперервно покращувати і реструктурувати бізнес-процеси компанії, вона містить реальні інструменти для постійної оцінки, модифікації і поліпшення якості бізнес-процесів, засоби маршрутизації документів та інших об'єктів, інтеграції з іншими продуктами корпоративних інформаційних систем. Наявність подібних інструментів дозволяє на практиці реалізувати концепцію безперервного реінжинірингу бізнесу. Забезпечуючи практично миттєву передачу робіт між учасниками бізнес-процесу і маючи режим нагадування необхідних дій користувачам, система WorkFlow може істотно впливати на швидкість реалізації бізнес-процесів, продуктивність і якість праці співробітників.

Document Management System

DMS-системи з'явилися досить давно і спочатку забезпечували нескладні функції зберігання файлів документів (або електронних архівів документів). Їхній набір був приблизно таким: зберігання і доступ до файлів; швидкий перегляд документів; розмежування прав доступу, ведення протоколу доступу та контроль; відстеження історії обробки документів; управління версіями.

З часом вони стали розширюватися додатковими функціями, серед яких:

1. Ведення картотеки документів і інструменти швидкої розробки електронних форм;

2. Підтримка довідників з інформацією для заповнення карток;

3. Опис процесу обробки документів (фіксованих маршрутів);

4. Навігація і організація подання облікової інформації про документи;

5. Вільна маршрутизація документів і підтримка персональних черг користувачів;

6. Опис життєвого циклу обробки документа;

7. Управління процесом маршрутизації і засоби моніторингу процесів.

Наявність подібних засобів управління процесами контролю, руху і обробки документів робить систему придатною для вирішення набагато ширшого кола завдань, ніж лише ведення архіву документів. Саме функціональність DMS-систем дозволяє додати в СЕД настільки необхідні функції обробки слабоструктурованих даних.

GroupWare

Дана концепція зародилася приблизно на початку 90-х років минулого сторіччя. Її основною ідеєю було створення зручного середовища доступу до різнорідної інформації та організація групової роботи з нею. Необхідно зазначити, що термін GroupWare так і не отримав формального тлумачення. Як приклад можна назвати такі різні системи, як Link Works і Lotus Notes. Свого часу до GroupWare відносили і засоби організації дощок оголошень, і системи календарного планування, і засоби взаємодії в реальному часі, організації телеконференцій і групового простору для доступу до файлів документів і багато чого іншого. Однак з появою таких продуктів, як Lotus Domino, Exchange і Novell GroupWise, межі даної технології визначилися досить чітко.

На GroupWare-компонент покладають наступні завдання:

1. Створення баз даних групового доступу, в яких може зберігатися різнорідна структурована і неструктурована (погано структурована) інформація;

2. Уніфіковане клієнтське робоче місце, що забезпечує навігацію по всім програмам, створеним в рамках системи;

3. Вбудовані засоби розробки електронних форм, які забезпечують доступ до інформації в базах даних системи;

4. Засоби організації вигляду (View), що дозволяють створювати різні візуальні подання даних, що зберігаються в БД, залежно від конкретних потреб користувачів;

5. Вбудовані можливості маршрутизації електронних форм, інтеграція з електронною поштою та засобами групового планування;

6. Широкі можливості управління гіперпосиланнями та їхнє використання в додатках.

Наявність описаних функцій дозволила розробникам рішень створювати найрізноманітніші програми на базі систем класу GroupWare. Ці програми, як правило, мають уніфікований інтерфейс і засоби навігації, базуються на загальному каталозі користувачів і утворюють загальну середу взаємодії користувачів з інформацією. Важливу роль у розвитку GroupWare-систем зіграла концепція універсальної поштової скриньки (Inbox), призначеної для отримання у вигляді електронних форм різнорідної інформації (повідомлень електронної пошти, факсів, запрошень, доручень, документів тощо), а також засоби управління персональним розкладом. Таким чином, наявність в загальному інформаційному середовищі організації комплексної системи автоматизації документообігу, яка об'єднує функції Workflow, DMS і Groupware, дозволяє підвищити прозорість процесів, оптимізувати структуру організації, якість прийняття рішень і гнучкість управління, швидкість процесів формування і обробки документів, якість послуг і продуктивність роботи персоналу та ін

Більшість сучасних СЕД розраховані на застосування в умовах одночасного функціонування паперового документообігу. Це трохи затримує розвиток галузі, однак дозволяє організаціям впроваджувати такі системи поступово, не порушуючи встановлений режим роботи. Оновлення також відбуваються «прозоро» за рахунок сумісності різних версій. Важливою особливістю всіх СЕД є відкритість: всі АР1-інтерфейси відкриті, що дозволяє додавати нові функції, а також підлаштовувати роботу всієї системи під конкретні бізнес-процеси. Це дуже важливо, оскільки кількість бізнес-процесів, що підлягають автоматизації, дуже велика. При впровадженні СЕД в організації мова може йти фактично про двох виконавців: перший надає платформу (Lotus Notes / Domino, Oracle Workflow), другий (інтегратор) - розширює цю платформу відповідно до вимог замовника і впроваджує її.

Ключовим елементом СЕД є наявність інтеграційних можливостей: рішення можуть діяти «в зв'язці» з різними програмними додатками і технологіями роботи з документами. В процесі руху документів немає необхідності використовувати безпосередньо утиліти СЕД: необхідні функції з'являються в стандартних додатках. Крім того, в деяких СЕД передбачені можливості інтеграції з найбільш поширеними ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), що дозволяє системі електронного документообігу виступати як сполучна ланка між елементами інформаційної системи організації.

Основні особливості та проблематика.

Організація, яка вирішила перейти на електронний документообіг, стикається з багатьма питаннями і проблемами. Перша полягає в тому, що вибрати.

При виборі СЕД необхідно звернути увагу на декілька важливих моментів:

1.Надійність компанії-постачальника СЕД і пропоновані нею умови поставки, впровадження та супроводу;

2. Досвід компанії в розробці та впровадженні СЕД в аналогічних організаціях;

3. Можливість доопрацювання СЕД під специфіку підприємства;

Наступний етап - впровадження системи - також передбачає вирішення деяких проблем, від яких залежить успіх проекту. Всі проблеми реалізації проектів можна розділити на три основні блоки: організаційні, економічні та технічні. Перші пов'язані з людським фактором - недостатньою мотивацією працівників до роботи з новою системою, низьким рівнем їх технічних знань, іноді помилковим або неповним визначенням клієнтом завдань при впровадженні рішення. Економічні проблеми - це в першу чергу необхідність вкладення значних коштів при тому, що економічний ефект для замовника не завжди і далеко не відразу помітний. Серед технічних проблем можна відзначити необхідність створення якісної інфраструктури, складність інтеграції з вже діючими системами. Важливо пам'ятати, що СЕД - це не тільки і не стільки технічне рішення, скільки організаційне. Тому при підготовці до впровадження електронного документообігу на першому місці знаходяться організаційні питання. На цьому етапі потрібно виконати принаймні три кроки:

1. Аналіз бізнес-процесів організації, стан використовуваного устаткування і технологій;

2. Розробка інформаційно-функціональної моделі підприємства, реінжиніринг бізнес-процесів;

3. Аналіз можливих конфігурацій апаратно-програмних засобів, необхідних для впровадження СЕД.

Основні тенденції розвитку СЕД.

Найбільш помітними змінами в тенденціях розвитку СЕД можна назвати перехід від суто «канцелярських» або просто «архівних» СЕД до розширення функціональних можливостей і створення комплексних систем автоматизації документообігу, до інтеграції з іншими корпоративними додатками, в тому числі з ERP-системами. У складі корпоративних комплексів все частіше з'являються досить добре розвинені автоматизовані підсистеми, блоки, які вирішують завдання документообігу, що мають функції електронного архіву, обміну та подання інформації найрізноманітніших форматів і структур, в тому числі неструктурованих форматів: аудіо, відео, документального та образотворчого ряду , інтернет-форматів і пр. Ці підсистеми явно виходять за рамки компетенції традиційних ERP-систем, реалізовані і працюють на тих же платформах в єдиній інформаційній базі. Інтеграція корпоративних систем - одна з найважливіших проблем сучасних великих організацій. Через деякий час ця проблема прийде в SMB. На думку ЮС, в епоху електронного бізнесу матимуть успіх тільки ті підприємства, які зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією. Таким чином, можливість інтеграції СЕД з іншими додатками критично важлива і її важливість тільки зросте з часом.

Ключові особливості систем електронного документообігу.

Не так давно, з появою систем управління базами даних, підприємства змогли значно оптимізувати керування даними, представленими в електронному вигляді. Такі компанії істотно підвищили свою ефективність. Існує величезна ркількість різних додатків - бухгалтерських, систем для страхування, замовлення квитків та ін

Але у всіх них присутній істотний недолік - працюють подібні системи тільки з добре структурованою інформацією. У той же час, численними дослідженнями встановлено, що понад 80% необхідного підприємству змісту, є неструктурованим. Тобто воно представлено в розрізнених документах, зображеннях різного формату, відеозаписах, аудіозаписах, флеш-роликах, веб-сторінках та в іншому різноманітному вигляді.

Саме для організації та систематизації роботи з подібною неструктурованою інформацією, розроблені системи електронного документообігу.

Розглянемо системи електронного документообігу на прикладі СЕД iTs-Office.

iTs-Office - система електронного документообігу, що забезпечує створення єдиного простору для роботи з документами на підприємстві. Дозволяє організувати повноцінний електронний документообіг на підприємствах будь-якого масштабу.

СЕД iTs-Office побудована на платформі Lotus Notes / Domino від IBM і є повноцінною системою класу ECM (Enterprise Contetnt Management system).

Спираючись на функціональность системи, дана СЕД може стати єдиною стратегічною інфраструктурою для підтримки всього життєвого циклу погано структурованої інформації в організаціях будь-якого масштабу.

iTs-Office дозволяє забезпечити всіх співробітників організації можливістю створення, управління, персоналізації та поширення змісту безпосередньо в ході виконання ними своїх звичайних службових обов'язків.

Ключові особливості СЕД iTs-Office.

Масштабованість.

Розглянута СЕД дозволяє забезпечувати одночасний доступ до системи необмеженому числу користувачів і підтримку розподілених сховищ будь-якого обсягу. iTs-Office обладает возможностями настройки и доработки, учитывая специфику организации любого масштаба, также она позволяет обеспечивать работу организаций с географически распределенной структурой.

Безпека інформації.

Безпека інформації забезпечується характерними особливостями платформи Lotus Notes/Domino. Загальновідомий факт, що Lotus Notes/Domino є найоптимальнішою платформою, яка забезпечує захист інформації найкращих чином, порівнюючи з усіма аналогічними аналогами. Не траплялося випадків злому цієї системи та витоку або втрати інформації.

Використовується багаторівневий захист доступу до документів, існує можливість підключення зовнішніх розробок електронного підпису.

Система безпеки захищає цілісність даних протягом всього їхнього життєвого циклу, від створення і узгодження, до затвердження, публікації, архівації або видалення.

Відкритість.

Система забезпечує просту інтеграцію з різними програмами та інформаційними системами. СЕД iTs-Office підтримує велику кількість провідних стандартів і форматів електронного подання інформації.

Автоматизація бізнес-процесів.

iTs-Office дозволяє керувати і контролювати контент протягом усього його життєвого циклу. Миттєва розсилка документів на ознайомлення, розгляд, виконання без прив'язки до географічного місця знаходження користувачів.

Для забезпечення оперативного ы легкого зв’язку між співробітниками компанії, залучення їх до участі у спільних бізнес-процесах, використовується розробка IBM Sametime, а також поштовий сервер самої платформи Lotus Notes/Domino. Користувачі системи iTs-Office можуть виконувати різноманітні дії прямо з карток документів (відіслати закладку на документ будь-якому користувачеві, переслати документ і т.д.).

Система електронного документообігу працює в різному апаратному середовищі – підтримуються різноманітні операційні системи і серверне програмне забезпечення (Microsoft, Linux, Mac та ін.).

Висновок.

У даній роботі ми ознайомилися з поняттям системи електронного документообігу, визначили характерні особливості зберігання інформації в сучасних організаціях і дізналися про поділ інформації на структуровану і неструктуровану.

Ми дізналися, що існують системи для роботи тільки з структурованою інформацією, а також більш розвинуті системи, що можуть розроблені спеціально для роботи з неструктурованою інформацією.

Не виникає сумнівів, що в сучасних умовах інформаційного суспільства, перед кожною організацією гостро постає питання про забезпечення єдиного інформаційного простору для роботи з документами.

Для демонстрації можливостей сучасних систем електронного документообігу, нами була підібрана популярна СЕД iTs-Office. На її прикладі ми розглянули ключові показники якості електронного документообігу, особливості, які мають бути у сучасній системі електронного документообігу.

З позиції користувача, якісна система електронного документообігу повинна бути:

· Багатофункціональною;

· Зручною;

· Легкою для розуміння;

· Стабільною;

· Надійною;

· Швидкою.

Вочевидь, що ефективність роботи організації в цілому значною мірою залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом.

Таким чином, ми можемо зробити висновок, що для розвитку організації, в той чи інший час необхідно переводити свій документообіг в електронний вигляд. Разом з тим, отримуючи дедалі більші можливості для розвитку і поліпшення діяльності.

В епоху інформаційного суспільства, матимуть успіх тільки ті підприємства, яка зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією.

Список використаної літератури.

1. Смирнова Г.Н. Електронні системи управління документообігом.

2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративний документообіг. Принципи, технології, методологія впровадження.

3. Незалежний портал про СЕД – www.doc-online.ru

4. Офіційний сайт розробника СЕД iTs-Office – www.its.dn.ua