Управління кнфліктами в проектах

Управління конфліктами в проекті

У процесі реалізації завдань проекту часто виникають ситуації, коли інтереси працівників не збігаються. Це може призводити до конфліктів, що є, насамперед, наслідком невідповідності структури проекту та поділу праці, а також і роз'єднаності людей із різноманітними ціннісними уявленнями. Тому важливого значення набуває вміння управляти конфліктами.

Конфлікт — це відсутність згоди між двома чи декількома суб'єктами, зіткнення протилежних сторін, сил, які можуть бути конкретними особами або групами працівників, а також внутрішній дискомфорт однієї людини.

Класична точка зору на конфлікт в промисловості виявлялась у тому, що він не повинен виникати. Але визнано, що певний ступінь конфліктності обов'язковий у відносинах.

Конфлікт може бути позитивним, якщо він:

· є основою для початку дискусії з обговорення того чи іншого пи­тання;

· сприяє розв'язанню того чи іншого питання;

· покращує стосунки між людьми;

· дає змогу зняти напруженість;

· дає змогу працівникам повніше розкрити свої можливості.

Конфлікт може бути негативним, якщо він:

· відриває людей від розв'язання важливих питань;

· викликає почуття невдоволеності в колективі;

· веде до особистісної або групової ізоляції, а також протидіє порозумінню.

Конфліктні ситуації з позитивними результатами мають підтримува­тися в організації.

Конфлікти зазвичай поділяються на психологічні й соціальні. Психологічний конфлікт пов'язаний із психологічними проблемами одного індивідуума (наявністю конкуруючих бажань, бажанням уникну­ти негативних результатів тощо).

Соціальний конфлікт — це конфлікт, що виникає між індивідуумами, групами їх, а також системами та підсистемами.

Завдання менеджера зводиться до вміння керувати конфліктами, ос­кільки вони можуть носити конструктивну (спільний пошук розв'язання конфлікту з вигодою для обох сторін) і деструктивну (коли кожен учасник конфлікту залишається при своїй думці) форму. Конструктивні конфлікти пов'язані з розбіжностями і боротьбою по принципових проблемах науко­во-технічної і соціальної політики організації. Вони сприяють запобіган­ню застою, служать джерелом ідей, супроводжують формування нових наукових напрямків. Тому таких конфліктів не варто уникати, а плідно ви­користовувати шляхом задоволення об'єктивних вимог конфліктуючих сторін. Для цього менеджер повинен вміти відрізнити безпосередній при­від конфлікту від його причини, що може покриватися конфліктуючими сторонами. Важливо встановити, як предмет розбіжності стосується ви­робничих проблем, а якою мірою — особливостей ділових і особистих взаємин учасників конфлікту. Необхідно також з'ясувати мотиви конфлікт­ного зіткнення працівників, спрямованість дій учасників конфлікту.

Із цією метою варто вислухати всіх учасників конфлікту, не квапити­ся з висновками й узагальненнями, уникати прояву особистих симпатій. Головне — домогтися взаєморозуміння учасників конфлікту, що визна­чає такі можливі випадки розв'язання конфлікту:

взаємне примирення на об'єктивній основі;

компроміс, що базується на частковому задоволенні бажань обох сторін.

У будь-якому випадку, основою примирення повинні бути об'єкти за­доволення вимог обох сторін, викриття неспроможності помилкових претензій, проведення профілактичної й виховної роботи.

Деструктивні конфлікти можуть виникнути на тлі різкої розбіжності поглядів, інтересів людей у результаті невірного розуміння навколиш­ньої виробничої реальності. Такі конфлікти характеризуються твердістю позицій учасників, недозволеними методами задоволення своїх вимог. У таких конфліктах, крім розглянутих вище прийомів розв'язання, варто виявити твердість, аж до вживання організаційних заходів — розформу­вання групи чи звільнення ініціаторів конфлікту.

Можливі такі фактори, які сприяли б попередженню деструктивних конфліктів:

· наявність ясних цілей;

· вміння уникати непотрібних суперечок;

· вміння слухати інших;

· вміння уникати категоричних заяв;

· залучення всіх зацікавлених сторін;

· приближення інтересів сторін, мотивація;

· уникнення персональних оцінок;

· вміння досягати компромісу та приймати рішення одноголосно.

Управління конфліктом — це цілеспрямована дія на ліквідацію (мінімізацію) причин появи конфлікту або корекцію поведінки учасників.

Існує велика кількість методів управління конфліктами. Укрупнено їх можна представити у вигляді декількох груп:

· внутрішньоособовий метод (метод впливу на окрему особу);

· структурні методи (ліквідація організаційних конфліктів);

· міжособові методи або стилі поведінки в конфлікті;

· переговори;

· зворотні агресивні дії.

Загальновідомі п'ять стилів поведінки у конфліктних ситуаціях:

1. Ухилення.

2. Пристосування.

3. Компроміс.

4. Форсування.

5. Розв'язання проблеми

Метод ухилення. Він базується на тому, що людина намагається ві­дійти від конфлікту, уникнути ситуації, що провокує протиріччя, та уни­кнути обговорення питання, що призводить до конфлікту.

Метод пристосування. Цей стиль характерний при природному не­бажанні уникнути конфлікту, тобто необхідно стимулювати почуття спільності в колективі.

Метод компромісу. Він характеризується прийняттям точки зору ін­шої сторони, але до певної межі. Проект-менеджер може ефективно йо­го використовувати при офіційних переговорах по контракту і при не­формальних переговорах з учасниками проекту.

Метод форсування. Примушення до прийняття однієї точки зору. Цей стиль ефективний, коли керівник має велику владу над підлеглими.

Метод розв'язання проблем. Це визнання розбіжностей у думках і готовність ознайомитися з іншими точками зору, щоб краще зрозуміти причину конфлікту та знайти вихід, прийнятний для всіх. Розв'язання проблеми є синтезом усіх методів управління конфліктами і використо­вується, коли є досить часу і існує довіра між конфліктними сторонами.

Розв'язання конфліктів — це усунення повністю або частково при­чин, які провокують конфліктну ситуацію. Успішне розв'язання конфлік­тів передбачає:

1. Забезпечення підлеглих конкретними документами про їхні обов'язки, постановка завдання, формулювання мети й уточнення лінії поведінки персоналу для її досягнення.

2. Уважне з'ясування причин поведінки людей.

3. Відмову від моральних наставлянь і погроз.

4. Застосування покарання, якщо працівник цього заслуговує.

5. Пошук виходу з ситуацій, що загострилися, а не з'ясування стосунків.

6. Не дозволяти іншим виводити себе з рівноваги.

7. Не припускати боротьби серед підлеглих.

8. Постійно працювати над правильним викладом думок.

9. Учитися уважно слухати.

Завдання та проведення торгів за проектами

До процесів виконання проекту належить і процес проведення торгів (тендерів) за проектами, включаючи процедуру підготовки пропозицій, вибору постачальників, заключення і контролю за виконанням контрактів. Конкурсні торги (тендери) — це спосіб закупівлі ресурсів.

Торги (тендери) — спосіб замовлення, згідно з яким переможцем визначається учасник торгів, проведених відповідно до Порядку проведення торгів. Здійснення закупівель відбувається за такими напрямками:

1) Закупівля товарів, робіт, послуг у межах держзамовлення.

2) Закупівля в рамках реалізації проектів, що фінансуються за рахунок державних коштів.

3) Закупівля, яка здійснюється у межах проектів, які фінансують

4) міжнародні фінансові організації.

5) Закупівля ресурсів для інвестиційних проектів у рамках проектного фінансування.

Щодо правового забезпечення проведення торгів існує Порядок проведення торгів відповідно до Постанови Національної комісії регулювання електроенергетики України від 25 грудня 2002 року № 1455 "Про затвердження Порядку придбання товарів, робіт і послуг ліцензіатами, ціни (тарифи) на відповідну діяльність яких встановлюються НКРЕ" та "Положення про порядок створення та головні функції тендерних комітетів щодо організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти", затверджене Наказом Міністерства економіки України від 26 грудня 2000 року.

Участь у тендері не можуть брати сам замовник тендеру, його структурні підрозділи, його материнські та афілійовані компанії (особи). Афілійована компанія (особа) — компанія (особа), частка якої становить понад 10% у статутному фонді замовника; компанія (особа), що діє від імені замовника за відповідним дорученням, або компанія (особа), від імені якої діє замовник; компанія (особа), яка має у правлінні замовника 25% та більше голосів; компанія (особа), яка контролює діяльність замовника; компанія (особа), що контролюється замовником або спільно з ним перебуває під контролем третьої сторони; компанія (особа), з якою підписано договір про обслуговування тендеру.

Сам замовник, його структурні підрозділи, материнські та афілійовані компанії (особи), компанії, що надають консультаційні послуги замовнику, не можуть бути постачальниками товарів, виконавцями робіт чи послуг закупівлі у будь-якому відношенні.

Про заплановане проведення закупівлі замовник має надати оголошення не пізніше, ніж:

· за 10 днів до проведення закупівлі шляхом проведення відкритих торгів для вже готових до використання товарів чи послуг, які не виробляються спеціально або за окремими специфікаціями замовника і для яких є постійно діючий ринок робіт та послуг;

· за 20 днів до проведення інших закупівель шляхом проведення відкритих або двоступеневих торгів чи процедури попередньої кваліфікації.

Оголошення має бути надруковане у загальнодержавному друкованому засобі масової інформації та, за бажанням, в інших засобах масової інформації за формами, наведеними нижче.

В Україні оголошення друкується у бюлетені "Вісник державних закупівель". По проектах, які фінансуються за рахунок позик, кредитів і гарантій Європейського банку реконструкції і розвитку (ЄБРР), повідомлення публікується у щомісячному бюлетені ЄБРР "Procurement opportunites". Світовий банк видає двічі на місяць бюлетень “Development Forum Busyness”.

Форма 1

Форма оголошення про попередню кваліфікацію учасників торгів

1. Замовник торгів _

(повна назва)

1.1. Поштова адреса

1.2. Контактні:

Телефон _

Факс

2. Оголошується попередня кваліфікація учасників торгів щодо про­ ведення закупівель на _

3. Місце та спосіб отримання тендерної документації

4. Додаткова інформація

Форма 2

Форма оголошення про проведення відкритих та двоступеневих торгів на закупівлю товарів, робіт і послуг

1. Замовник торгів

(повна назва)

1.1. Поштова адреса _

1.2. Контактні:

Телефон _

факс _

2. Інформація про товари (роботи, послуги), що закуповуються

3. Місце та спосіб отримання тендерної документації

4. Додаткова інформація

Учасник торгів не допускається до участі у процедурі закупівлі у випадках, коли:

· не виконані умови щодо права участі у тендері;

· учасник торгів у встановленому порядку визнаний банкрутом, чи стосовно нього порушено справу про банкрутство;

· фізичну особу, яка є учасником торгів, було засуджено за злочин, вчинений із корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому порядку;

· посадову особу — учасника торгів, яку призначено відповідальною за здійснення процедури закупівлі, — було засуджено за злочин, пов'язаний із порушенням процедури закупівлі, чи інший злочин, вчинений із корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому порядку.

Причини відмови учаснику торгів в участі у процедурі закупівлі відповідно до цих умов зазначаються у звіті про результати проведення процедури закупівлі і протягом семи календарних днів із дня прийняття відповідного рішення повідомляються зацікавленому учаснику торгів.

До одержання тендерних пропозицій замовник власним наказом має створити тендерний комітет, який буде відповідати за організацію та проведення тендеру.

Членами комітету мають бути досвідчені працівники, які володіють відповідними знаннями в сфері закупівель. У випадку, коли співробітники замовника не мають необхідного знання чи досвіду роботи для оцінки пропозицій власними силами, замовник може залучити компетентних незалежних консультантів для надання допомоги.

Закупівля може здійснюватися шляхом таких процедур:

· відкритих торгів;

· закритих торгів (з обмеженою участю виконавців);

· двоступеневих торгів;

· запиту цінових пропозицій (котирувань);

· закупівлі в одного виконавця.

Замовник має право вимагати від учасників торгів надання інформації щодо їх відповідності кваліфікаційним вимогам, необхідним для виконання певних робіт чи послуг.

Кваліфікаційні вимоги зазначаються у документації, необхідній для здійснення процедури попередньої кваліфікації (якщо така процедура застосовується), тендерній документації чи інших документах, пов'язаних із поданням тендерних пропозицій.

Замовник має встановлювати рівні обґрунтовані вимоги до всіх учасників торгів.

Замовник може вимагати від учасників торгів надання тендерного забезпечення.

Забезпечення тендерної пропозиції на вибір учасників торгів може мати форму гарантованого банком чека чи акредитива банківської гарантії. Форма банківської гарантії має відповідати формі забезпечення тендерної пропозиції, включеної в тендерну документацію. Допускаються інші форми банківської гарантії, за умови їхнього попереднього схвалення замовником. Забезпечення тендерної пропозиції має зберігати свою дієвість протягом ЗО днів після закінчення терміну дії заявки або після закінчення будь-якого періоду продовження терміну дії тендерної пропозиції.

У випадку застосування тендерного забезпечення замовник має зазначити у тендерній документації вимоги щодо надання тендерного забезпечення, його розмірів, форми, а також випадки, коли тендерне забезпечення не повертається учаснику торгів.

Розмір тендерного забезпечення має не перевищувати 1% очікуваної вартості у разі проведення торгів на закупівлю робіт та 5% — у разі проведення торгів на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених тендерною документацією.

Замовник відхиляє пропозицію учасника торгів щодо участі у процедурі закупівлі на будь-якому етапі у таких випадках:

· учасник торгів надає недостовірну інформацію щодо його відповідності встановленим кваліфікаційним вимогам;

· учасник торгів не відповідає встановленим кваліфікаційним вимогам.

Особливості участі в торгах за проектами

Як вже зазначалось, закупівля може здійснюватися шляхом відкритих торгів, закритих торгів з обмеженою участю виконавців, двоступеневих торгів, запиту цінових пропозицій (котирувань), закупівлі в одного виконавця.

Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право надавати всі зацікавлені учасники торгів.

Замовник має вести журнал реєстрації всіх потенційних учасників торгів та надавати цей журнал для ознайомлення усім зацікавленим сторонам. Він надсилає учаснику торгів тендерну документацію протягом трьох календарних днів із дня отримання від учасника торгів запиту про надання необхідних документів.

За надання тендерної документації замовник має право вимагати плату, яка не повинна перевищувати суму, необхідну для покриття витрат на підготовку такої документації та її розсилання. Тендерна документація має містити:

1) запрошення до участі в торгах за відповідною формою;

2) вимоги щодо підготовки тендерних пропозицій;

3) перелік критеріїв, які висуваються тендерним комітетом із метою оцінки відповідності учасника торгів встановленим кваліфікаційним вимогам;

4) інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності учасника торгів встановленим кваліфікаційним вимогам;

5) інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характери стики предмета закупівлі, у тому числі:

· відповідну технічну специфікацію, плани, креслення, малюнки;

· кількість товару;

· місце, де мають бути виконані роботи чи надані послуги;

· додаткові послуги, які мають бути надані;

6) терміни постачання товарів, виконання робіт, надання послуг;

7) перелік критеріїв та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції;

8) зазначення основних умов, які обов'язково будуть включені до договору про закупівлю чи проекту договору про закупівлю;

9) опис окремої частини або частин предмета закупівлі, щодо яких можуть бути подані тендерні пропозиції, у разі якщо учасникам торгів дозволяється подати тендерні пропозиції лише стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються;

10) спосіб оцінки і порівняння альтернативних тендерних пропозицій;

11) методику розрахунку ціни тендерної пропозиції із зазначенням того, чи має вона включати інші елементи, крім вартості самих то варів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, сплату митних тарифів, податків тощо;

12) інформацію про валюту (валюти), у якій (яких) має бути розрахована і зазначена ціна тендерної пропозиції;

13) зазначення мови (мов), якою (якими) мають бути складені тендерні пропозиції;

14) вимоги замовника щодо надання тендерного забезпечення;

15) зазначення способу, місця та кінцевого терміну подання тендерних пропозицій;

16) виклад процедури надання роз'яснень щодо тендерної документації, а також повідомлення про намір замовника провести збори учасників торгів;

17) зазначення терміну, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;

18) зазначення місця, дати та часу розкриття тендерних пропозицій;

19) зазначення прізвища, посади та адреси однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників замовника, уповноважених здійснювати зв'язок із учасниками торгів;

20) інформацію про додаткові умови, необхідні для акцепту тендерної пропозиції.

Технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі, що вимагаються замовником, мають містити:

· детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, з викладенням об'єктивних технічних та якісних характеристик;

· вимоги щодо технічних характеристик функціонування предмета закупівлі у разі, якщо опис скласти неможливо або коли доцільнішим є наведення таких показників;

· посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, з використанням існуючих міжнародних або національних стандартів, норм та правил.

Технічна специфікація не повинна містити посилань на конкретні торговельну марку чи підприємство, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі, коли таке посилання є необхідним, специфікація має містити вираз або "еквівалент". Якщо для оцінки вартості тендерних пропозицій необхідно провести попередню зустріч чи ознайомлювальну поїздку, замовник має передбачити це в тендерній документації. Учаснику торгів має бути рекомендовано проведення такої зустрічі чи поїздки.

При проведенні робіт, пов'язаних із будівництвом, реконструкцією та модернізацією об'єктів, учаснику торгів надається можливість відвідати місце спорудження об'єкта закупівлі і його околиці та одержати для себе, на свою відповідальність, всю інформацію, яка може бути необхідною для підготовки тендерної пропозиції. Витрати, пов'язані з такою поїздкою, несе учасник торгів. При цьому замовник не несе відповідальності за будь-які майнові та немайнові ризики, пов'язані з цією ознайомлювальною поїздкою.

Учасник торгів має право не пізніше, ніж за 7 календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій, звернутися до замовника за роз'ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом З робочих днів має дати відповідь на запит учасника торгів. Копії відповіді замовника (включаючи виклад запиту, але без зазначення його автора) мають бути розіслані всім учасникам торгів, що отримали тендерну документацію. Не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну подання тендерних пропозицій замовник має право з власної ініціативи чи за результатами запитів учасників торгів внести зміни до тендерної документації та повідомити про зазначені зміни письмово всіх учасників торгів, яким замовник надав тендерну документацію.

Якщо замовник проводить збори з метою роз'яснення будь-яких запитів щодо тендерної документації, він має вести протокол цих зборів із викладенням у ньому всіх роз'яснень щодо запитів і надіслати його всім учасникам торгів, яким було надано тендерну документацію, незалежно від їх присутності на зборах.

Тендерна пропозиція подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасників торгів у закритому конверті або в іншій формі, зазначеній у тендерній документації.

На запит учасників торгів замовник підтверджує отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати та часу отримання.

Тендерна пропозиція має містити такі відомості:

1) заповнена належним чином і підписана відповідальною особою форма тендерної пропозиції;

2) ціни по кожному розділу робіт окремо;

3) доручення (за необхідності), яке свідчить про повноваження особи, що підписала тендерну пропозицію, оформлене належним чином;

4) забезпечення тендерної пропозиції (за необхідності);

5) кваліфікація учасника торгів — документальне свідчення того, що учасник торгів задовольняє мінімальним кваліфікаційним вимогам, визначеним замовником;

6) відповідність товару (за необхідності) — документальне свідчення того, що товар, який пропонується учасником торгів, відповідає тендерній документації;

7) субпідрядники, запропоновані учасником торгів. Учасник торгів включає інформацію про всі основні елементи закупівлі, які він збирається забезпечити за субпідрядними договорами, із зазначенням інформації про запропонованих субпідрядників по кожному з таких елементів;

8) відхилення від вимог тендерної документації. Учасник торгів також зазначає додаткову економію (або інші вигоди), пов'язану з кожним таким відхиленням. Замовник залишає за собою право прийняти чи не прийняти будь-які відхилення;

9) альтернативні тендерні пропозиції (у випадку, якщо це передбачається тендерною документацією), із зазначенням повної інформації про будь-яку подану альтернативу і її обґрунтування;

10)будь-яка інша документація та інформація, що може бути зазначена в тендерній пропозиції.

Тендерні пропозиції, отримані замовником після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються учасникам торгів, що їх подали.

Якщо інше не передбачено тендерною документацією, учасник торгів має право внести зміни або відкликати свою тендерну пропозицію до закінчення строку її подання. Зміни чи заява про відкликання тендерної пропозиції можуть бути враховані у разі, якщо вони отримані замовником до закінчення строку подання тендерних пропозицій.

Якщо інше не зазначене в тендерній документації, учасник торгів вказує загальну суму у відношенні до всього замовлення на закупівлю в цілому. Загальна заявочна ціна має покривати всі зобов'язання учасника торгів на виконання вимог, що містяться в тендерній документації, включаючи закупівлю і роботу за договорами субпідрядів (якщо такі мають місце), доставку, будівництво, монтаж і завершення замовлення на закупівлю. Ця ціна має включати витрати підрядника на проведення випробувань, передпускові операції і введення в експлуатацію замовлення на закупівлю і, де це потрібно згідно з тендерними документами, одержання всіх дозволів, ліцензій і т. п., операційних і експлуатаційних послуг і послуг із професійної підготовки, а також інших елементів і послуг, що можуть бути зазначені в тендерній документації.

Учасники торгів надають окремо ціни по кожному з таких елементів предмета закупівлі:

1) товари (включаючи обов'язкові запчастини до них), що постачаються з-за кордону. Такі ціни надаються на умовах постачання згідно з офіційними правилами Міжнародної торгової палати "Інкотермс", які вказані в тендерній документації. Ціни мають включати будь-які митні збори або інші належні до сплати податки на ці імпортовані установки та

обладнання;

2) товари (включаючи обов'язкові запчастини до них), зроблені чи виготовлені в Україні. Ціни на них повинні включати усі витрати, а також мито і податки з обороту та інші податки, сплачені чи які підлягають сплаті, на компоненти і сировинні матеріали, включені чи які підлягають включенню в ці установки й обладнання, та будь-які мита чи інші податки при імпорті, сплачені чи ті, які підлягають сплаті, на безпосередньо імпортовані компоненти, включені чи ті, які підлягають включенню в ці установки й устаткування, вироблені в Україні;

3) місцеве транспортування, страхування та інші місцеві витрати, пов'язані з доставкою установок і устаткування на будівельний майданчик;

4) монтаж та інші послуги. Ціни монтажу та інших послуг мають містити у собі всі трудові витрати, устаткування учасника торгів, тимчасові роботи, матеріали, видаткові матеріали і всі речовини і речі будь-якого характеру, включаючи операційні та експлуатаційні послуги, надання операційних і експлуатаційних посібників, професійну підготовку і т. п. у тих випадках, коли вони зазначені в тендерній документації як не обхід ні для належного виконання монтажу та інших послуг, включаючи всі податки, мита, збори, які підлягають сплаті в Україні;

5) загальний підсумок (включається в тендерну пропозицію);

6) запчастини, що рекомендуються. Ціни встановлюються у відповідності до цін у країні походження цих запчастин, на умовах постачання, згідно з офіційними правилами Міжнародної Торгової Палати "Інкотермс".

Товари, зазначені в пп. 1) і 2), не мають містити у собі матеріали, що використовуються для капітального будівництва та інших будівельних робіт. Усі такі матеріали мають включатися із зазначенням цін у п. 4).

Якщо в тендерній документації не передбачене інше, ціни, зазначені учасником торгів, мають бути фіксованими на весь період виконання договору у випадку його укладання з цим учасником торгів і не мають змінюватися за будь-яких обставин.

Розкриття, оцінка та порівняння тендерних пропозицій включають:

1) отримання тендерних пропозицій;

2) розкриття тендерних пропозицій;

3) одержання від учасників торгів необхідних роз'яснень у письмовій формі щодо запропонованих ними тендерних пропозицій (за необхідності);

4) розгляд тендерних пропозицій щодо відповідності формальним вимогам;

5) виправлення арифметичних помилок;

6) перерахунок на єдину валюту;

7) усунення несуттєвих відхилень;

8) оцінка і зіставлення тендерних пропозицій, які відповідають формальним вимогам;

9) виявлення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції;

10) посткваліфікація найбільш економічно привабливої тендерної пропозиції;

11) рекомендація щодо акцептування тендерної пропозиції;

12) звіт про оцінку;

13) повідомлення про акцептування тендерної пропозиції.

Замовник має відповідним чином забезпечити отримання тендерних пропозицій, а саме:

· вказати точну адресу для подачі тендерних пропозицій, ім'я відповідальної особи та як з нею контактувати;

· учасникам торгів, які подають тендерні пропозиції до закінчення терміну подачі, мають бути видані пронумеровані відповідні документи (квитанції), що підтверджують одержання тендерної пропозиції з вказівкою дати і часу її отримання, номер квитанції має бути проставлений на закритому конверті з тендерною пропозицією.

Замовник має забезпечити відповідний порядок і процедуру для надання можливості представникам учасників торгів, які бажають бути присутніми при розкритті тендерних пропозицій, знаходитися у визначеному для цього місці в призначений час.

Розкриття тендерних пропозицій має відбуватися у час і місці, визначених тендерною документацією.

При цьому виконуються такі умови:

1) для проведення процедури розкриття пропозицій має бути надане зазначене в тендерній документації приміщення необхідних розмірів із безперешкодним доступом до нього;

2) головою процедури розкриття тендерних пропозицій має бути керівник тендерного комітету чи спеціально призначений його представник;

3) на процедурі розкриття тендерних пропозицій мають бути представлені копії усіх виданих квитанцій;

4) усі представники учасників торгів, присутні на процедурі розкриття тендерних пропозицій, мають розписатися в журналі при сутніх;

5) всі отримані тендерні пропозиції мають бути розкладені на столі, при цьому число конвертів із тендерними пропозиціями має відповідати числу виданих квитанцій. Якщо кількість конвертів не відповідає кількості виданих квитанцій, жодна з тендерних пропозицій не може бути розкрита, доки не буде усунута ця розбіжність і доки всі отримані тендерні пропозиції не будуть знаходитися в зазначеному приміщенні;

6) конверти, що надійшли, мають бути згруповані за такими категоріями:

· тендерні пропозиції, отримані до закінчення терміну подачі;

· зміни пропозицій, отримані до закінчення терміну подачі;

· відкликання пропозицій, отримані до закінчення терміну подачі;

· тендерні пропозиції, зміни і відкликання пропозицій, отримані після закінчення терміну подачі;

7) тендерні пропозиції, зміни і відкликання пропозицій, отримані після закінчення терміну подачі, не можуть бути розкриті. Імена і прізвища учасників торгів, які подали тендерні пропозиції чи зміни з запізненням, мають бути оголошені і запротокольовані. Конверти всіх поданих із запізненням документів мають бути повернуті нерозкритими відповідним учасникам торгів;

8) слідом за цим мають бути розкриті, оголошені та запротокольовані всі повідомлення про відкликання, отримані до закінчення терміну подачі. Тендерні пропозиції, що відкликаються, не розкриваються і повертаються нерозкритими відповідним учасникам торгів;

9) наступним кроком процедури є розкриття всіх тендерних пропозицій і їхніх змін, отриманих до закінчення терміну подачі;

10)по кожній розкритій тендерній пропозиції мають бути перевірені і зачитані вголос пункти, включені в контрольний список, що розробляється замовником. Заявочні ціни, усі знижки та альтернативні варіанти мають бути оголошені. Заявочні ціни і знижки, що не були оголошені під час процедури розкриття тендерних пропози цій, не можуть розглядатися при проведенні подальшої оцінки;

11)за винятком тендерних пропозицій, поданих із запізненням, жодна тендерна пропозиція не може бути відхилена, і ніякі міркування щодо її дійсності не мають висловлюватися під час процедури розкриття;

12) замовник зобов'язаний підготувати протокол розкриття тендерних пропозицій за формою 7;

Протокол

розкриття тендерних пропозицій

№ _від

1. Замовник

1.1 Повне найменування замовника _

1.2. Адреса

1.3. Відповідальний за проведення торгів _

Телефон _Факс _E-mail _

2. Інформація про предмет закупівлі _

(найменування товарів робіт та послуг)

3. Розкриття тендерних пропозицій відбулось

Дата час _.

місце розкриття

4. Перелік тендерних пропозицій, запропонованих учасниками торгів

5. Присутні:

5.1 Від замовника (члени тендерного комітету):

(посада, прізвище, ім’я, по-батькові) (підпис)

5.2. Від учасника торгів:

(найменування організації, посада, прізвище, ім’я, по-батькові)(підпис)

5.3. Представник НКРЕ

(посада, прізвище, ім’я, по-батькові) (підпис)

Голова тендерного комітету

(підпис) (ініціали та прізвище)

М.П.

13) копії протоколу розкриття тендерних пропозицій мають бути розіслані всім учасникам торгів, що подали тендерні пропозиції;

14) відразу ж після розкриття тендерних пропозицій усі розкриті тендерні пропозиції мають бути поміщені на зберігання в місце, в якому доступ до них будуть мати лише ті особи, які безпосередньо беруть участь у процесі оцінки тендерних пропозицій.

Критеріями оцінки тендерних пропозицій можуть бути:

· ціна;

· експлуатаційні витрати, пов'язані з використанням приладів або систем;

· строк поставки (виконання);

· якість та функціональні характеристики;

· післяпродажне обслуговування;

· можливість економічних переваг, що з'являються у зв'язку з реалізацією тендерної пропозиції.

У разі, якщо для визначення найкращої тендерної пропозиції використовуються інші критерії, ніж ціна, у тендерній документації має бути визначений (якщо це можливо) їх вартісний еквівалент або питома вага цих критеріїв у загальній оцінці тендерних пропозицій.

Кожна тендерна пропозиція має бути попередньо розглянута для визначення:

· її підписання належним чином;

· наявності необхідного забезпечення пропозиції (у разі вимоги замовника);

· щодо укомплектованості документів, правильного складання із зазначенням всіх наявних недоліків;

· чи відповідає вона формальним вимогам до тендерної документації (усі недоліки мають бути вказані);

· чи немає помилок у розрахунках (усі такі помилки мають бути зазначені);

· чи вимагає вона яких-небудь додаткових пояснень (усі такі пояснення мають бути зазначені).

Усі вищезазначені вимоги мають бути зазначені у тендерній документації.

Тендерний комітет повинен визначити наявність відхилень від вимог до тендерних пропозицій, визначених у ході процесу попереднього розгляду, що мають істотне значення, і за наявності таких відхилень визнати відповідні тендерні пропозиції такими, що не відповідають формальним вимогам.

Наприкінці цього етапу комітет має дійти згоди щодо:

· тендерних пропозицій, які практично не відповідають формальним вимогам і не підлягають подальшому розгляду;

· будь-яких роз'яснень від учасників торгів щодо наданих ними тендерних пропозицій;

· результати розгляду пропозицій мають бути підсумовані у відповідній формі оцінки тендерних пропозицій;

· для остаточної оцінки тендерних пропозицій щодо відповідності формальним вимогам необхідно зробити такі дії:

Ø виправити помилки в розрахунках;

Ø конвертувати заявочні ціни в одну валюту;

Ø усунути очевидні недогляди, що не вважаються істотно важливими і можуть бути виражені кількісно.

Для наступної оцінки і зіставлення тендерних пропозицій має використовуватися скоригована заявочна ціна, отримана в результаті виконання вищезазначених операцій.

Наступна детальна оцінка тендерної пропозиції включає першочергову перевірку відповідності її комерційним умовам, технічним характеристикам і експлуатаційним якостям відповідно до вимог тендерної документації.

Подальшим кроком є застосування критеріїв оцінки, зазначених у тендерній документації, і необхідне коригування кожної тендерної пропозиції з використанням цих критеріїв. Застосовуватися можуть лише ті критерії оцінки, які зазначені в тендерній документації. Ніякі нові критерії не можуть вводитися в ході оцінки, застосовуватися мають всі зазначені критерії. Під час оцінки зазначені критерії не можуть бути скасовані.

Встановлені ціни тендерних пропозицій зіставляються і розташовуються в порядку зростання для визначення учасника торгів, пропозиції якого мають найнижчу ціну.

Замовник визначає учасника торгів — переможця торгів із числа тих тендерних пропозицій, які не були відхилені на основі критеріїв оцінки тендерних пропозицій, зазначених у тендерній документації.

Будь-які спроби учасника торгів чи його представників вплинути на оцінку замовником тендерних пропозицій чи на рішення про укладання договору мають доводитися до відома тендерної комісії та НКРЕ. Такі дії з боку учасника торгів чи його представників тягнуть за собою анулювання його тендерної пропозиції.

Література

1. Тарасюк Г.М. «Управління проектами» Навч. пос. для студентів вищих навчальних закладів – К.: каравела, 2004 р. 344с.