Облік валютних операцій

На Глухівецькому гірничо-збагачувальному каоліновому комбінаті бухгалтерський облік, контроль і аналіз не автоматизовані. У єдності двох аспектів – роду (виду) діяльності і виду інформації – облік, контроль і аналіз утворюють підсистеми управління. Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна ре­конструкція його технічної та інформаційної бази на основі автома­тизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням ав­томатизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розви­ток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із викорис­танням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть ко­ригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умо­вах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік допов­нює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної ін­формації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв'язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підпри­ємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управ­ління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійс­ненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правиль­ного встановлення взаємозв'язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського об­ліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається пе­рехід від організації окремих елементів до організації цілісних на­борів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв'язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризу­ватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та інши­ми інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача харак­теризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ре­сурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Інформаційні взаємозв'язки задач обліку, контролю та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підпри­ємства здійснюються згідно з такими правилами:

· використання взаємної інформації;

· спорідненість окремих джерел інформації;

· спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

· єдність системи кодування інформації;

· наявність зворотного зв'язку;

· єдність системи показників.

Лише за умови глибокого організаційного підходу вдається по­долати консерватизм і негнучкість апарату бухгалтерії, нечіткий розподіл виконуваних обов'язків та дублювання в роботі, а отже, підвищити рівень організації праці бухгалтерів на підприємствах. Саме організаційний принцип дає змогу виявити шляхи вдоскона­лення обліку і в масштабі країни.

У даному розділі розробимо проект автоматизованої системи управління операціями обліку, аналізу та контролю валютних операцій, яка має стати однією з складових частиною автоматизованої системи управління підприємством.

Організація автоматизації обліку, контролю та аналізу починається з вибору та придбання обладнання - персональних комп’ютерів (ПК). Конфігурація ПК визначається в залежності від його подальшого функціонального призначення з урахуванням перспективного плану майбутньої автоматизації підприємства та створення й налагодження комунікаційних зв’язків (створення локальної мережі), а також фінансових можливостей підприємства. При комплексній автоматизації бухгалтерії, як в нашому випадку, рекомендується придбати сучасні комп’ютери на базі процесорів Pentium III або Athlon, під керуванням операційної системи Windows NT або Windows 2000. Наведемо приклади рекомендованих моделей ПК:

1. AMD Athlon 650/128 Mb/12 Gb 7200 2Mb ATA-66/FDD/CD-ROM 48x або CD-RW/монітор 17” (наприклад Samsung IFT).

2. Intel Pentium III 650/128 Mb/12 Gb 7200 2Mb ATA-66/FDD/CD-ROM 48x або CD-RW/монітор 17” (наприклад Samsung IFT).

Крім того, рекомендується встановити лазерний принтер, наприклад HP LaserJet 1100 або мережевий принтер HP LaserJet 2100.

Після налагодження роботи на кожному АРМБ доцільно об’єднати комп’ютери у локальну мережу.

Інформаційна система обліку, аналізу та контролю валютних операцій призначена для автоматизованої побудови, підтримки та контролю бухгалтерського обліку валюти та валютних операцій які визначаються законодавчими актами, які регламентують:

· систему валютного регулювання та валютного контролю;

· систему готівкового обігу, порядок ведення касових операцій;

· систему безготівкового обігу (розрахунків): рахунки у банках, цінні папери, валютну біржу, векселі та вексельні розрахунки, кредитні операції тощо;

· систему бухгалтерського обліку операцій в іноземній валюті.

У перебігу господарської діяльності підприємства фірми здійснюють грошові операції. Вони вступають у різні відносини з іншими юридичними фірмами, об‘єднаннями, установами і фізичними особами: постачальниками матеріалів, покупцями своєї продукції, транспортними організаціями, фінансовими організаціями. Тому доцільно в рамках автоматизованої системи управління обліку, аналізу та контролю валютних операцій (АСУВО) вести облік організацій, з якими співпрацює або співпрацювала фірма, та зберігати відповідну важливу інформацію про них. І будь-який момент часу засоби АСУВО повинні за вимогами користувача реалізовувати швидкий пошук довідкової інформації про необхідні організації за різними критеріями.

У систему управління закладені алгоритми правильної побудови обліку грошових коштів, що дає змогу забезпечити інформацію про їх наявність, цілеспрямоване використання та автоматичний контроль за зберіганням.

Також система реалізує класифікаційний облік коштів: за призначенням та за місцем зберігання. За призначенням грошові кошти поділяються на кошти для обороту та для спеціального призначення. За місцем зберігання – на кошти у банку, касі підприємства у підзвітних осіб, у контрагентів в (видані аванси), вкладені у цінні папери тощо. АСУВО дозволяє відображати джерела надходження коштів, їх переміщення, автоматично здійснювати відповідну класифікацію.

Важливим елементом АСУВО є реалізація системи рахунків, забезпечується поділ рахунків обліку коштів за класифікаційними ознаками: за економічним змістом, за структурою. У всіх випадках на дебеті рахунків відображуються надходження коштів, а на кредиті – вибування.