В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.
Реквізити:
назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.
Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.
ОГОЛОШЕННЯ
Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.
Реквізити:
Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.
За необхідність вказують адресі та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводити захід.
ПЛАНИ РОБІТ
План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.
Реквізити:
Гриф затвердження; назва виду документа, зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.
Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає з наступним затвердженням керівником.
ПРОТОКОЛИ
Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, година й позначка проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.
Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує тієї чи інший факт.
Реквізити:
Назва виду документа; порядковий номер протоколу; назва зборів, конференцій, засідання, наради й розширенням їх, характеру; назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференцій, наради; порядок денний; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови й секретаря).
Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ
Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).
Реквізити:
Номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання; назва виду документа.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.
Текст службового листа винний висвітлювати лише одне питання. Головна позначка службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», ",як відомо,», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа винний бути нейтральний.
Реквізити:
Назва й адреси організації – відправника листа; номер і дата; назва й адреси одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок:, підпис керівника; віза виконання.
СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ
Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телефоні.
Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.
Текст телеграми містить лише словесну інформацію.
Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками.
Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.
ФАКСИ
Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.
Реквізити:
Назва документа; дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посаду особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.
Текст факсу складається без скорочень.
ТЕЛЕФОНОГРАМИ
Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефоні; це один із видів ділової кореспонденції.
Зміст тексту передають адресатові по телефоні, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.
Реквізити:
Назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посаду особи, що підписала документ, назва організації й службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; година; текст.
Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.
1.4. Документація з кадрово-контрактових питань
Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організацій), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) із найманню працівників тощо.
АВТОБІОГРАФІЇ
Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльність.
Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу.
Реквізити:
Прізвище, ім'я, по батькові в називному відмінку, дата, місце народження;, відомості про навчання; відомості про трудову діяльність; відомість про громадську роботу; короткі відомості про склад сім'ї; дата й підпис автора.
ЗАЯВА
Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.
Реквізити:
Адреси; відомості про заявника; назва виду документа; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис автора; дата заяви.
Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресі, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи.
КОНТРАКТИ
Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої й творчої діяльність.
Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність”.
Реквізити:
Назва виду документа зі стислим зазначенням його призначення; дата, місце; орган, що наймає керівника; посаду, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін _ укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; гриф погодження для контрактів, що укладаються з керівником державного й муніципального підприємства.
Завантажити реферат