3. Опис процесу обробки документів (фіксованих маршрутів);
4. Навігація і організація подання облікової інформації про документи;
5. Вільна маршрутизація документів і підтримка персональних черг користувачів;
6. Опис життєвого циклу обробки документа;
7. Управління процесом маршрутизації і засоби моніторингу процесів.
Наявність подібних засобів управління процесами контролю, руху і обробки документів робить систему придатною для вирішення набагато ширшого кола завдань, ніж лише ведення архіву документів. Саме функціональність DMS-систем дозволяє додати в СЕД настільки необхідні функції обробки слабоструктурованих даних.
GroupWare
Дана концепція зародилася приблизно на початку 90-х років минулого сторіччя. Її основною ідеєю було створення зручного середовища доступу до різнорідної інформації та організація групової роботи з нею. Необхідно зазначити, що термін GroupWare так і не отримав формального тлумачення. Як приклад можна назвати такі різні системи, як Link Works і Lotus Notes. Свого часу до GroupWare відносили і засоби організації дощок оголошень, і системи календарного планування, і засоби взаємодії в реальному часі, організації телеконференцій і групового простору для доступу до файлів документів і багато чого іншого. Однак з появою таких продуктів, як Lotus Domino, Exchange і Novell GroupWise, межі даної технології визначилися досить чітко.
На GroupWare-компонент покладають наступні завдання:
1. Створення баз даних групового доступу, в яких може зберігатися різнорідна структурована і неструктурована (погано структурована) інформація;
2. Уніфіковане клієнтське робоче місце, що забезпечує навігацію по всім програмам, створеним в рамках системи;
3. Вбудовані засоби розробки електронних форм, які забезпечують доступ до інформації в базах даних системи;
4. Засоби організації вигляду (View), що дозволяють створювати різні візуальні подання даних, що зберігаються в БД, залежно від конкретних потреб користувачів;
5. Вбудовані можливості маршрутизації електронних форм, інтеграція з електронною поштою та засобами групового планування;
6. Широкі можливості управління гіперпосиланнями та їхнє використання в додатках.
Наявність описаних функцій дозволила розробникам рішень створювати найрізноманітніші програми на базі систем класу GroupWare. Ці програми, як правило, мають уніфікований інтерфейс і засоби навігації, базуються на загальному каталозі користувачів і утворюють загальну середу взаємодії користувачів з інформацією. Важливу роль у розвитку GroupWare-систем зіграла концепція універсальної поштової скриньки (Inbox), призначеної для отримання у вигляді електронних форм різнорідної інформації (повідомлень електронної пошти, факсів, запрошень, доручень, документів тощо), а також засоби управління персональним розкладом. Таким чином, наявність в загальному інформаційному середовищі організації комплексної системи автоматизації документообігу, яка об'єднує функції Workflow, DMS і Groupware, дозволяє підвищити прозорість процесів, оптимізувати структуру організації, якість прийняття рішень і гнучкість управління, швидкість процесів формування і обробки документів, якість послуг і продуктивність роботи персоналу та ін
Більшість сучасних СЕД розраховані на застосування в умовах одночасного функціонування паперового документообігу. Це трохи затримує розвиток галузі, однак дозволяє організаціям впроваджувати такі системи поступово, не порушуючи встановлений режим роботи. Оновлення також відбуваються «прозоро» за рахунок сумісності різних версій. Важливою особливістю всіх СЕД є відкритість: всі АР1-інтерфейси відкриті, що дозволяє додавати нові функції, а також підлаштовувати роботу всієї системи під конкретні бізнес-процеси. Це дуже важливо, оскільки кількість бізнес-процесів, що підлягають автоматизації, дуже велика. При впровадженні СЕД в організації мова може йти фактично про двох виконавців: перший надає платформу (Lotus Notes / Domino, Oracle Workflow), другий (інтегратор) - розширює цю платформу відповідно до вимог замовника і впроваджує її.
Ключовим елементом СЕД є наявність інтеграційних можливостей: рішення можуть діяти «в зв'язці» з різними програмними додатками і технологіями роботи з документами. В процесі руху документів немає необхідності використовувати безпосередньо утиліти СЕД: необхідні функції з'являються в стандартних додатках. Крім того, в деяких СЕД передбачені можливості інтеграції з найбільш поширеними ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), що дозволяє системі електронного документообігу виступати як сполучна ланка між елементами інформаційної системи організації.
Основні особливості та проблематика.
Організація, яка вирішила перейти на електронний документообіг, стикається з багатьма питаннями і проблемами. Перша полягає в тому, що вибрати.
При виборі СЕД необхідно звернути увагу на декілька важливих моментів:
1.Надійність компанії-постачальника СЕД і пропоновані нею умови поставки, впровадження та супроводу;
2. Досвід компанії в розробці та впровадженні СЕД в аналогічних організаціях;
3. Можливість доопрацювання СЕД під специфіку підприємства;
Наступний етап - впровадження системи - також передбачає вирішення деяких проблем, від яких залежить успіх проекту. Всі проблеми реалізації проектів можна розділити на три основні блоки: організаційні, економічні та технічні. Перші пов'язані з людським фактором - недостатньою мотивацією працівників до роботи з новою системою, низьким рівнем їх технічних знань, іноді помилковим або неповним визначенням клієнтом завдань при впровадженні рішення. Економічні проблеми - це в першу чергу необхідність вкладення значних коштів при тому, що економічний ефект для замовника не завжди і далеко не відразу помітний. Серед технічних проблем можна відзначити необхідність створення якісної інфраструктури, складність інтеграції з вже діючими системами. Важливо пам'ятати, що СЕД - це не тільки і не стільки технічне рішення, скільки організаційне. Тому при підготовці до впровадження електронного документообігу на першому місці знаходяться організаційні питання. На цьому етапі потрібно виконати принаймні три кроки:
1. Аналіз бізнес-процесів організації, стан використовуваного устаткування і технологій;
2. Розробка інформаційно-функціональної моделі підприємства, реінжиніринг бізнес-процесів;
3. Аналіз можливих конфігурацій апаратно-програмних засобів, необхідних для впровадження СЕД.
Основні тенденції розвитку СЕД.
Найбільш помітними змінами в тенденціях розвитку СЕД можна назвати перехід від суто «канцелярських» або просто «архівних» СЕД до розширення функціональних можливостей і створення комплексних систем автоматизації документообігу, до інтеграції з іншими корпоративними додатками, в тому числі з ERP-системами. У складі корпоративних комплексів все частіше з'являються досить добре розвинені автоматизовані підсистеми, блоки, які вирішують завдання документообігу, що мають функції електронного архіву, обміну та подання інформації найрізноманітніших форматів і структур, в тому числі неструктурованих форматів: аудіо, відео, документального та образотворчого ряду , інтернет-форматів і пр. Ці підсистеми явно виходять за рамки компетенції традиційних ERP-систем, реалізовані і працюють на тих же платформах в єдиній інформаційній базі. Інтеграція корпоративних систем - одна з найважливіших проблем сучасних великих організацій. Через деякий час ця проблема прийде в SMB. На думку ЮС, в епоху електронного бізнесу матимуть успіх тільки ті підприємства, які зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією. Таким чином, можливість інтеграції СЕД з іншими додатками критично важлива і її важливість тільки зросте з часом.
Завантажити реферат